文書管理ソフトを導入|ISO27001取得で企業が変わる!文書管理ソフトが役立つ
ISO

文書管理ソフトの便利な機能!比較が重要

比較は大切なポイント

文書管理ソフトを導入しようと考えている企業は、ソフトを比較することから初めてみましょう。比較することによって、必要な文書管理ソフトが選べるようになるのです。自社運用型とクラウド型を比較してみましょう。

導入の形態

自社で設備を用意

自社運用型の文書管理ソフトは、情報が漏洩しにくい特徴があります。また、ソフトウェアをサーバー内で簡単にカスタマイズすることができるのです。ただ、サーバーの購入など、導入コストは高いと言えるでしょう。お金をかけてでも、情報漏洩防止を優先したい企業に適している導入形態です。

ネット上のサーバーを利用

クラウド型の文書管理ソフトは、企業がサーバーを購入する必要はありません。サーバーはインターネット上のものを利用するからです。そのため、自社運用型の文書管理ソフトよりも導入コストを抑えることができます。ただ、カスタマイズや情報管理に関しては自社運用型が最適でしょう。

文書管理ソフトを導入

システム

シートで管理

文書管理ソフトの機能は様々です。特に便利なのが、文書シートの管理でしょう。文書シートにファイルを登録するだけで、簡単に管理することができます。閲覧履歴が確認できるので、いつ誰が文書シートをチェックしたのか把握することができるのです。テンプレート機能も利用することができるでしょう。

申請処理

基本的に文書ファイルはワークフローで申請処理を行うことができます。余計な手間を省くことができるでしょう。また、承認状況を確認することもできます。承認の確認については、申請者と承認者のどちらからでもチェックすることができるのです。とても便利な機能といえるでしょう。

間単に検索

文書シートに登録されている情報は、簡単に検索することができるようになっています。基本的にキーワードを入力するだけで、必要な情報を探し出すことができるのです。また、文書シートに登録されている情報なら、すべて検索することができます。情報を探す時間を短縮できるでしょう。

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